如何建立團隊儲存空間報告

團隊儲存報告可協助團隊瞭解哪些內容占用了團隊的儲存配額。報告會顯示儲存了多少資訊：

• 工作團隊資料夾
• 共享資料夾 (內部或外部)
• 個人資料夾

誰可以建立團隊儲存空間報告？

下列管理員可以產生這類型的報告：

• 工作團隊管理員
• 使用者管理員
• 報告管理員
• 安全性管理員

團隊儲存空間報告中包含哪些資料？

團隊儲存空間報告會針對每一個資料夾產生一個資料列，內容包括：

• 路徑：每列資料夾的路徑。根據資料夾類型不同，您看到的資料詳細程度也會不同。
• 資料夾類型：此欄會顯示不同的資料夾類型。
  • 團隊資料夾：這些資料夾位於團隊協作空間。您只會看到團隊資料夾的跟路徑。
  • 團隊子資料夾：這些子資料夾屬於特定的團隊資料夾，會跟不同群組分享。
  • 存取受限的資料夾：這些是僅限特定人士存取的資料夾。
  • 共享資料夾：包含屬於內部成員和外部人員的共享資料夾。屬於外部人員的共享資料夾只有在已加入工作團隊 Dropbox 帳戶的情況下，才會列入報告中。如果屬於外部人員的資料夾並未加入工作團隊的 Dropbox 帳戶，該資料夾就不會計入您的儲存空間用量，也不會包含在報告中。您會看到共享資料夾的頂層根路徑。
    • 請注意：共享團隊資料夾中每個子資料夾都會有相應的資料列，也就是說，這些資料夾及其中的內容不會列入報告中根團隊資料夾的那一列。團隊資料夾的總大小，包含該資料夾及其共享子資料夾內的所有資料。
  • 個人內容：團隊成員的個人空間，路徑為團隊成員的名稱。其中包含成員曾經加入個人儲存空間的所有檔案，以及 Dropbox Backup 中儲存的資料 (若成員啟用備份功能)。
  • 暫時停用的個人內容：遭到暫時停權的成員所擁有的私人儲存空間。
  • 應用程式沙箱資料夾：由第三方整合功能或透過 Dropbox API 建立的資料夾。
  • 已封存的團隊資料夾：這類資料夾已經封存，但仍會計入儲存空間用量。
  • 已刪除的個人內容：成員遭到刪除後，若儲存空間尚未移轉給其他團隊成員，該成員的個人資料夾就會歸類為已刪除的個人內容。這類內容仍會計入工作團隊的儲存空間用量。
• 大小 (單位為 MB)：該路徑所包含的資料大小。將這個資料夾中的每一列加總，就是您目前的儲存空間總用量。
• 資料夾擁有者：此欄會顯示該列資料夾的擁有者。
  • 如果是個人資料夾，會顯示團隊成員的電子郵件地址。報告只會顯示分析對象所擁有的個人資料夾。
  • 如果是團隊資料夾，會顯示「由工作團隊擁有」。
  • 如果是位於團隊資料夾中的共享資料夾，也會顯示「由工作團隊擁有」。
  • 如果是外部的共享資料夾，會顯示與工作團隊共享資料夾之使用者的電子郵件地址。
• 檔案數量：此欄會顯示此路徑中包含的檔案數量。

如何建立團隊儲存空間報告

如要直接從管理員主控台將團隊儲存空間資料匯出為 .csv 檔，請依下列步驟操作：

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下 [管理員主控台]。
3. 按一下 [產品] 下方，[Dropbox] 旁邊的下拉式選單。
4. 按一下左側邊欄中的 [內容]。
5. 按一下右側的 [匯出儲存空間報告]。
6. 按一下 [開始匯出]。

產生出來的報告，會出現在名為「Dropbox Business 報告」的 Dropbox 資料夾中。報告名稱會是「年-月-日/工作團隊名稱/工作團隊儲存空間報告」。除非您與他人分享，否則沒有人能夠存取此報告。 報告準備就緒後，您也會收到一封電子郵件。

管理員主控台上以及其他檢視畫面中的儲存空間數字，為什麼有所出入？是回報上有延誤嗎？

由於同步間隔與資料處理的時間差異，管理員主控台中的各區塊在儲存空間指標上會有所出入。比方說，在管理員主控台中產生的報告可能不會反映即時的數據，造成暫時資訊不一致的情況。

如要獲得最準確、最新的儲存空間資料，請按照以下步驟操作：

• 定期在產生報告前重新理員主控台。
• 在重大資料變更之後（如上傳或刪除大型檔案之後）稍等一下，讓系統有足夠時間更新所有指標。