Så skapar du en teamlagringsrapport

Teamlagringsrapporter hjälper team att förstå vilket innehåll som tar upp teamets lagringskvot. Rapporten visar hur mycket information som finns i:

• Teammappar
• Delade mappar (interna eller externa)
• Privata mappar

Vem kan skapa en teamlagringsrapport?

Följande administratörer kan generera denna typ av rapport: 

• Teamadministratörer 
• Administratör för användarhantering
• Rapporterande administratörer 
• Säkerhetsadministratörer

Vad ingår i en teamlagringsrapport?

Teamlagringsrapporten innehåller en enda rad för varje mapp. Den visar: 

• Sökväg: Det här är sökvägen till mappen i varje rad. Detaljnivån du ser varierar beroende på mapptyp.
• Mapptyp: Den här kolumnen beskriver olika typer av mappar:
  • Teammappar: Dessa är mappar som ingår i teamutrymmet. Du kommer bara att se rotsökvägen för en teammapp.
  • Teamundermappar: Dessa är undermappar som tillhör en specifik teammapp som delas med en annan grupp personer.
  • Begränsade mappar: Dessa är mappar vars åtkomst du har begränsat till specifika personer.
  • Delade mappar: Dessa delade mappar kan ägas internt eller externt. Externt ägda delade mappar ingår endast i den här rapporten om de har lagts till i teamets Dropbox-konto. Om en externt ägd mapp inte har lagts till i teamets Dropbox-konto räknas den inte in i lagringsutrymmet och ingår inte. Du ser roten på den högsta nivån i mappen som delades. 
    • Obs! Varje undermapp i en delad teammapp har sin egen rad. Det innebär att mapparna och deras innehåll inte finns i raden för rotteammappen i rapporten. En teammapps totala storlek inkluderar allt som finns i den mappen och alla dess delade undermappar.
  • Privat material: Det här är dina teammedlemmars personliga lagringsutrymmen. Sökvägen är teammedlemmens namn. Det inkluderar alla filer som de har lagt till i sitt personliga lagringsutrymme och lagringsutrymme från Dropbox Backup, om de har aktiverat den funktionen.
  • Avstängd privat material: Dessa privata lagringsutrymmen tillhör avstängda teammedlemmar.
  • Mappar för appar i begränsat läge: Dessa mappar har skapats av tredjepartsintegrationer eller med hjälp av Dropbox API.
  • Arkiverade teammappar: Dessa mappar har arkiverats men som fortfarande räknas in i ditt lagringsutrymme. 
  • Borttaget privat material: Dessa privata mappar tillhör raderade medlem vars lagringsutrymme ännu inte har överförts till en annan teammedlem. Det här materialet räknas fortfarande in i teamets lagringsutrymme.
• Storlek (i MB): Det här är mängden data som finns i den här sökvägen. Om du lägger till varje rad i den här mappen får du storleken på hela lagringsutrymmet som används för närvarande.
• Mappägare: Den här kolumnen beskriver vem som äger mappen i den här raden. 
  • För privata mappar visas teammedlemmens mejladress. Rapporten visar endast den privata mappen för medlemmen du har kört rapporten för. 
  • För teammappar visas ”Ägs av teamet”.
  • För delade mappar som finns i teammappar visas även ”Ägs av teamet”. 
  • För delade mappar som är externa för teamet visas mejladressen till personen som delade mappen med teamet. 
• Antal filer: Den här kolumnen visar antalet filer som finns i den här sökvägen. 

Så skapar du en teamlagringsrapport

Så här exporterar du teamlagringsdata som en .csv-fil direkt från adminkonsolen:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen.
3. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Dropbox under Produkter.
4. Klicka på Material på den vänstra sidomenyn.
5. Klicka på Exportera lagringsrapport till höger. 
6. Klicka på Starta export.

När den har genererats visas rapporten i din Dropbox-mapp med titeln ”Dropbox Business-rapporter”. Den kommer att heta "YYYY-MM-DD/Teamnamn/Teamlagringsrapport". Ingen annan kommer att kunna komma åt den, om du inte delar den med dem. Du får även ett mejl när rapporten är klar.
 

Varför skiljer sig lagringsnumren mellan adminkonsolen och andra vyer? Finns det fördröjningar i rapporteringen?

Lagringsvärden kan variera mellan olika delar av adminkonsolen på grund av synkroniseringsintervall och databehandlingstider. Till exempel kanske rapporter som genereras i adminkonsolen inte återspeglar realtidsdata, vilket leder till tillfälliga avvikelser.

För att få den mest exakta och uppdaterade lagringsinformationen:

• Uppdatera adminkonsolen regelbundet innan du genererar rapporter.
• Tillåt en viss tid efter betydande dataändringar (som stora filuppladdningar eller raderingar) för systemet att uppdatera alla mätvärden konsekvent.