Salesforce 版 Dropbox：進階管理設定

已更新 Dec 11, 2024
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本文中的資訊適用於 Dropbox Standard、Business、Advanced、Business Plus 和 Enterprise 的系統管理員。


使用標準設定進行 Dropbox for Salesforce 設定後，您可能需要自訂 Dropbox for Salesforce 整合，如本文所述。

使用預設配置以外的自訂物件或標準物件

如要使用自訂物件，或是不屬於預設配置 (帳戶、連絡人、個案、機會、商機) 的物件，請依照下列說明操作：

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 開啟工具圖示，按一下 [設定]。
  3. 在「平台工具」區塊下方，按一下 [自訂程式碼]。
  4. 按一下 [Visualforce 頁面]。
  5. 在頁面清單中按一下 [新增]。
  6. 為 Visualforce 頁面新增 [標籤] 和 [名稱]。
  7. 將 Visualforce 標記改成以下兩套程式碼的其中之一。您必須將 standardController 的值改為物件的 API 名稱。如果是標準物件，API 名稱就是標準物件的名稱；比方說，「契約」物件的 API 名稱就是「Contract」。

Dropbox for [物件]：

<apex:page standardController="INSERT—API—NAME—HERE" docType="html-5.0" showHeader="false" sidebar="false" applyHtmlTag="false" applyBodyTag="false">
<Dropbox_for_SF:Dropbox />
</apex:page>
All of Dropbox for [物件]： 
<apex:page standardController="INSERT—API—NAME—HERE" docType="html-5.0" showHeader="false" sidebar="false" applyHtmlTag="false" applyBodyTag="false">
  <Dropbox_for_SF:Dropbox AllDropbox="true" />
</apex:page>
  1. 按一下 [儲存]。

如果您不是使用 Salesforce Lightning，請依下列說明操作：

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 按一下 [設定]。
  3. 在「版本」下方，按一下 [開發]。
  4. 按一下 [Visualforce 頁面]。
  5. 在頁面清單中按一下 [新增]。
  6. 為 Visualforce 頁面新增 [標籤] 和 [名稱]。
  7. 將 Visualforce 標記改成上述兩套程式碼的其中之一。您必須將 standardController 的值改為物件的 API 名稱。如果是標準物件，API 名稱就是標準物件的名稱；比方說，「契約」物件的 API 名稱就是「Contract」。
  8. 按一下 [儲存]。

如要使用上述步驟中建立的 Visualforce 頁面更新「物件」的版面配置，請依照下列說明操作：

  1. 按一下 [物件管理員]。
  2. 選擇您要編輯的物件。
  3. 按一下 [版面配置]。
  4. 選擇您要編輯的版面配置。
  5. 從上方的設定方框，拖放一個「區段」到頁面上。
  6. 輸入「區段名稱」，然後將版面配置設為一欄。
  7. 按一下 [確定]。
  8. 點選 Visualforce 頁面項目，將對應的頁面拖放至 Dropbox 區段。
  9. 按一下 [儲存]。
  10. 新增 Visualforce 頁面後，按一下扳手圖示。
  11. 在選項頁面上，將 Visualforce 頁面屬性設為寬度 100%、高度 400 像素，並勾選「顯示捲軸」方塊。

如果您不是使用 Salesforce Lightning，請改依下列說明操作：

  1. 按一下 [設定]。
  2. 在左上角的搜尋列中，搜尋「物件管理員」。
  3. 選擇您想要編輯的物件，然後按一下左邊的 [版面配置]。
  4. 在您想要編輯的版面配置旁邊按一下選單箭頭，然後選取 [編輯]。
  5. 從上方的設定方框，拖放一個「區段」到頁面上。
  6. 輸入「區段名稱」，然後將版面配置設為一欄。
  7. 按一下 [OK]。
  8. 點選 Visualforce 頁面項目，將對應的頁面拖放至 Dropbox 區段。
  9. 按一下 [儲存]。
  10. 新增 Visualforce 頁面後，按一下扳手圖示。
  11. 在選項頁面上，將 Visualforce 頁面屬性設為寬度 100%、高度 400 像素，並勾選「顯示捲軸」方塊。

接下來，您必須為自訂物件或非預設的標準物件設定新的物件觸發機制，請依照下列步驟操作：

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 開啟工具圖示，按一下 [設定]。
  3. 在「物件和欄位」下方選取 [物件管理員]。
  4. 選取自訂物件。
  5. 按一下 [觸發]。
  6. 按一下 [新增]。
  7. 將以下程式碼區塊複製到輸入欄位中，並修改為正確的名稱。
Trigger <TRIGGER_NAME> on <OBJECT_API_NAME> (after update, after delete) {
    
        if(Trigger.isAfter && Trigger.isUpdate){
            Dropbox_for_SF.HandleRecordChange.OnRecordChange(Trigger.old, Trigger.new);
        }
    
        if(Trigger.isAfter && Trigger.isDelete){
            Dropbox_for_SF.HandleRecordChange.HandleMerge(Trigger.old);
        }
    
    }

如果您不是使用 Salesforce Lightning，請改依下列說明設定自訂物件的觸發機制：

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 按一下 [設定]。
  3. 在「版本」下方，按一下 [建立]。
  4. 選取 [物件]。
  5. 選取自訂物件。
  6. 在「觸發」區塊中，按一下 [新增]。
  7. 將上面的程式碼區塊複製到輸入欄位中，並修改為正確的名稱。

如要解決程式碼覆蓋問題，請依照下列步驟操作：

  1. 將以下程式碼新增為自訂 Apex 類別，並在自訂變更集中加入名稱 CustomTests：
@isTest
public class CustomTest
{
  static testMethod void update<OBJECT_API_NAME>() {
      <OBJECT_API_NAME>  a = new <OBJECT_API_NAME> (Name='test');
      insert a;
      Test.startTest();
      a.Name = 'new test';
      update a;
      Test.stopTest();
      system.assertEquals('new test', a.name);
  }
}
  1. 在開發人員主控台中重新執行所有測試。

在 Salesforce1 Mobile 上啟用 Salesforce 版 Dropbox

若要在 Salesforce1 Mobile 上使用 Salesforce 版 Dropbox，您必須在版面配置中加入行動卡片。

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 開啟工具圖示，按一下 [設定]。
  3. 在「平台工具」區塊下方，按一下 [物件和欄位]。
  4. 按一下 [物件管理員]。
  5. 選擇您要編輯的物件。
  6. 按一下 [版面配置]。
  7. 選擇您要編輯的版面配置。
  8. 向下滾動至「行動卡片」區塊 (Salesforce1 才有)。
  9. 在螢幕最上方的設定方框裡，按一下 [Visualforce 版面]。
  10. 將「Mobile Dropbox for [物件]」拖放至「行動卡片」區塊 (Salesforce1 才有)。
  11. 按一下 [儲存]。

接下來，您就可以為 Salesforce1 Mobile 建立自訂物件。如要讓自訂物件與 Salesforce1 Ｍobile 相容，您必須先在設定 Visualforce 頁面時啟用這項功能。請依照下列步驟操作，讓系統可顯示您的自訂物件：

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 開啟工具圖示，按一下 [設定]。
  3. 在「平台工具」區塊下方，按一下 [自訂程式碼]。
  4. 按一下 [Visualforce 頁面]。
  5. 按一下 [新增]。
  6. 輸入頁面的 [標籤] 和 [名稱]。
  7. 勾選 [適用於 Salesforce 行動應用程式及 Lightning 頁面] 方塊。
  8. 複製並貼上前段說明中的程式碼，將「insert API name」(插入 API 名稱) 改為您的物件 API 名稱。
  9. 按一下 [儲存]。

如果您不是使用 Salesforce Lightning，請改依下列說明操作：

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 按一下 [設定]。
  3. 在「版本」下方，按一下 [自訂]。
  4. 在 [自訂] 區域選擇您想要編輯的物件，然後按一下 [版面配置]。
  5. 在您想要編輯的版面旁邊，點選 [編輯]。
  6. 向下滾動至「行動卡片」區塊 (Salesforce1 才有)。
  7. 在螢幕最上方的設定方框裡，按一下 [Visualforce 版面]。
  8. 將「Mobile Dropbox for [物件]」拖放至「行動卡片」區塊 (Salesforce1 才有)。
  9. 按一下 [儲存]。

接下來，您就可以為 Salesforce1 Mobile 建立自訂物件。如要讓自訂物件與 Salesforce1 Ｍobile 相容，您必須先在設定 Visualforce 頁面時啟用這項功能。請依照下列步驟操作，讓系統可顯示您的自訂物件：

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 按一下 [設定]。
  3. 在「版本」下方，按一下 [開發]。
  4. 按一下 [Visualforce 頁面]。
  5. 在頁面清單中按一下 [新增]。
  6. 為 Visualforce 頁面新增 [標籤] 和 [名稱]。
  7. 輸入頁面的 [標籤] 和 [名稱]。
  8. 勾選 [適用於 Salesforce 行動應用程式及 Lightning 頁面] 方塊。
  9. 複製並貼上以下程式碼，將「insert API name」(插入 API 名稱) 改為您的物件 API 名稱。
  10. 按一下 [儲存]。

<apex:page standardController=“INSERT—API—NAME—HERE” docType =“html-5.0” showHeader=“false” sidebar=“false” applyHtmlTag=“false” applyBodyTag="false">
<Dropbox_for_SF:DropboxMobile / >
</apex:page>

找出 Salesforce 物件的 API 名稱

Salesforce 裡的每個物件都有 API 名稱。如果您要使用自訂物件，可以依照下列說明找出自訂物件的 API 名稱。

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 按一下 [設定]。
  3. 在左側邊欄的「版本」區塊下方，按一下 [建立]。
  4. 在下拉式選單中點選 [物件]。
  5. 按一下物件名稱。
  6. 點選物件標籤，就會看到 API 名稱。

建立物件紀錄範本

Salesforce 版 Dropbox 可藉由「範本資料夾」為您建立資料夾結構。範本資料夾可將您的 Salesforce 紀錄連結至 Dropbox 中的資料夾。

預設上，Salesforce 版 Dropbox 會建立空白資料夾。若您希望這些資料夾已經包含子資料夾結構，可以使用範本資料夾功能。

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 查看與 Salesforce 版 Dropbox 連結的電子郵件地址。
    • 在 Salesforce 帳戶中按一下 [Dropbox 選項] 索引標籤，即可查看連結的電子郵件地址。
  3. 在 dropbox.com 中開啟「Salesforce 文件」資料夾。
  4. 按一下您想要編輯的物件資料夾名稱。
  5. 建立一個新的資料夾，並命名為「範本」。
  6. 在「範本」資料夾中新增檔案和資料夾，建立您想要的資料夾結構。
  7. 在 Salesforce 中，點選 [Dropbox 選項] 分頁。
  8. 向下滾動到「標準物件設定」區域，按一下 [編輯]。
  9. 找到您要使用的物件，勾選旁邊的 [啟用範本] 方塊。
  10. 按一下 [儲存]。
highlighter icon

備註 ：

  • 範本資料夾設定不會溯及既往。因此，在新的範本資料夾結構建立以前所設定的資料夾結構，皆不會受到影響。
  • 如要在紀錄中觸發產生範本，請開啟您的 Dropbox，然後在「Salesforce 文件」資料夾找到該紀錄的 Dropbox 資料夾，在其中新增檔案。
  • 範本資料夾僅適用位於公開「Salesforce 文件」資料夾的物件，目前不適用位於「私人 Salesforce 文件」資料夾的物件。
  • 範本資料夾不適用於自訂物件和設有命名慣例的物件。

追蹤 Salesforce 紀錄名稱

預設上，重新命名 Salesforce 中的紀錄並不會變更您 Dropbox 帳戶中的資料夾。不過，您可以啟用自動重新命名功能，這麼一來，當您重新命名 Salesforce 版 Dropbox 中的資料夾時，Dropbox 帳戶中的資料夾也會重新命名。

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 點選 [Dropbox 選項] 索引標籤。
  3. 向下滾動到「標準物件設定」區域，按一下 [編輯]。
  4. 找到您要啟用自動重新命名功能的物件，在旁邊按一下 [承襲 Salesforce 紀錄名稱]。
  5. 按一下 [儲存]。
highlighter icon

備註 ：

  • 若啟用自動重新命名功能的資料夾是共享資料夾，則應用程式會為共享資料夾的所有成員更新資料夾名稱。
  • 如果是標準物件，在預設情況下就可以設定自動重新命名。如果是自訂物件，您必須依照前述「使用自訂物件」一節的步驟，設定自訂物件的觸發機制。

修改共享設定

Salesforce 管理員可以依照使用中的 Salesforce 安全性機制設定 Salesforce 版 Dropbox。預設上，Salesforce 版 Dropbox 是採用 Salesforce 的安全性機制。

如要修改整合功能的共享設定，請依照下列說明操作：

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 點選 [Dropbox 選項] 索引標籤。
  3. 向下滾動到「標準物件設定」區域，按一下 [編輯]。
  4. 找到您要啟用的物件，勾選旁邊的 [依照 Salesforce 的共享設定] 方塊。
  5. 按一下 [儲存]。
highlighter icon

備註 ：

  • 如果您啟用 [依照 Salesforce 的共享設定] 的物件在全組織共享設定中預設為「私人」，系統會在透過 Dropbox 元件新增檔案/資料夾時，建立「私人 Salesforce 文件」資料夾。這個資料夾只會新增到 Dropbox 帳戶擁有者的紀錄中。
  • 新的安全性設定不會溯及既往，所以您在變更安全性設定之前所建立的資料夾並不會套用新的安全性設定。
  • Salesforce 共享設定的路徑如下：[設定] > [安全性] > [共享設定]。
  • 「Salesforce 文件」資料夾必須與整個團隊的 Salesforce 版 Dropbox 使用者共享。
  • 只有可存取私人 Salesforce 物件的 Salesforce 使用者，才能透過 Salesforce 版 Dropbox 整合功能查看 Dropbox 內容。

限制只有團隊成員可存取資料

Salesforce 管理員可管理 Salesforce 使用者連結 Dropbox 與 Salesforce 的方式。

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 點選 [Dropbox 選項] 索引標籤。
  3. 向下滾動到頁面底部的「Dropbox Business」區域，按一下 [僅限 Business 帳戶登入]。
  4. 按一下 [編輯]。
  5. 在「Dropbox Business 存取權限」下方，勾選 [僅限團隊成員]。
  6. 按一下 [儲存]。

授予 Salesforce 使用者存取權限

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 開啟工具圖示，按一下 [設定]。
  3. 在「管理」區域中，按一下 [使用者]。
  4. 按一下 [設定檔]。
  5. 按一下您想要編輯的個人資料名稱。
  6. 向下滾動至「已啟用的 Visualforce 頁面存取權限」，然後按一下 [編輯]。
  7. 選取所有開頭為「Dropbox_for_SF」的頁面。
  8. 按一下 [新增] 箭頭。
  9. 按一下 [儲存]。
  10. 在您正在編輯的設定檔頁面中，向下滾動至「已啟用的 Apex 類別存取權」，點選 [編輯]。
  11. 選取所有開頭為「Dropbox_for_SF」的類別。
  12. 按一下 [新增] 箭頭。
  13. 按一下 [儲存]。

如果您不是使用 Salesforce Lightning，請改依下列說明操作：

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 按一下 [設定]。
  3. 前往「管理」區塊，按一下 [管理使用者]。
  4. 按一下 [設定檔]。
  5. 按一下您想要編輯的個人資料名稱。
  6. 向下滾動至「已啟用的 Visualforce 頁面存取權限」，然後按一下 [編輯]。
  7. 選取所有開頭為「Dropbox_for_SF」的頁面。
  8. 按一下 [新增] 箭頭。
  9. 按一下 [儲存]。
  10. 在您正在編輯的設定檔頁面中，向下滾動至「已啟用的 Apex 類別存取權」，點選 [編輯]。
  11. 選取所有開頭為「wbdbox」的類別。
  12. 按一下 [新增] 箭頭。
  13. 按一下 [儲存]。

建立自己的資料夾名稱架構

Salesforce 版 Dropbox 可以仿照您在 Dropbox 中的 Salesforce 設定建立資料夾結構。不過，管理員可以變更預設的結構，或是變更原先按物件基礎建立的資料夾命名原則。

標準的「連絡人」物件命名慣例是名字在前面，後面接姓氏 (名字，姓氏)。不過，您可以改為「姓氏，名字」。這麼一來，建立資料夾時，系統便會依照您偏好的命名原則為資料夾命名。

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 開啟工具圖示，按一下 [設定]。
  3. 在「平台工具」區塊下方，按一下 [物件和欄位]。
  4. 按一下 [物件管理員]。
  5. 選擇您要編輯的物件。
  6. 按一下 [欄位和關係]。
  7. 按一下 [新增]。
  8. 在「資料類型」下方，選取 [公式]。
  9. 點擊 [下一步]。
  10. 在「欄位標籤」的空格中輸入「自訂 Dropbox 路徑」。
  11. 在「欄位名稱」的空格中輸入「Custom_Dropbox_Path」(自訂_Dropbox_路徑)。
  12. 在「公式傳回類型」下選擇 [文字]，然後點選 [下一步]。
  13. 輸入您的公式 (例如："Contact/" & LastName & ", " & FirstName)，然後點選 [下一步]。
  14. 找到您要授予編輯權限的設定檔，點選旁邊的 [可見] 方塊。
  15. 點擊 [下一步]。
  16. 按一下 [儲存]。

如果您不是使用 Salesforce Lightning，請改依下列說明操作：

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 按一下 [設定]。
  3. 在左側邊欄的「版本」區塊下方，按一下 [自訂]。
  4. 選取 [連絡人]。
  5. 按一下 [欄位]。
  6. 下拉至「連絡人自訂欄位和關係」列表，按一下 [新增]。
  7. 在「資料類型」下方，選取 [公式]。
  8. 點擊 [下一步]。
  9. 在「欄位標籤」的空格中輸入「自訂 Dropbox 路徑」。
  10. 在「欄位名稱」的空格中輸入「Custom_Dropbox_Path」(自訂_Dropbox_路徑)。
  11. 在「公式傳回類型」下選擇 [文字]，然後點選 [下一步]。
  12. 請輸入您的公式，並點選 [下一步 ]。
  13. 找到您要授予編輯權限的設定檔，點選旁邊的 [可見] 方塊。
  14. 點擊 [下一步]。
  15. 按一下 [儲存]。

highlighter icon

備註 ：

  • 如果物件設有自訂命名慣例，紀錄資料夾會直接出現在「Salesforce 文件」資料夾中。如果希望紀錄資料夾像沒有自訂命名設定的情況一樣，顯示在物件資料夾 (例如「連絡人」) 中，則必須在新增的公式中指明。例如："Contact/" & LastName & ", " & FirstName。
  • 這些變更不會溯及既往，只會套用至新建立的資料夾。
  • 您可以依照這個流程編輯所有標準和自訂物件，也可以新增欄位、文字、數字、或日期等其他資訊，進一步自訂資料夾路徑。

將 Dropbox 加入發行者版面配置

您可以將 Dropbox 介面設為可在 Chatter 上存取。只要在「全域發行者」中，將 Dropbox 新增為「快速動作」即可。

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 開啟工具圖示，按一下 [設定]。
  3. 在「平台工具」區塊下方，按一下 [使用者介面]。
  4. 按一下 [全域動作]。
  5. 按一下 [發行者版面配置]。
  6. 選擇您要編輯的物件。
  7. 按一下 [欄位和關係]。
  8. 在動作欄中，按一下全域版面配置條目旁邊的 [編輯]。
  9. 將「Dropbox」從「快速動作」區段拖放到「全域發行者」區段。

如果您不是使用 Salesforce Lightning，請改依下列說明操作：

  1. 登入 Salesforce 網站。
  2. 按一下 [設定]。
  3. 按一下 [建立]。
  4. 按一下 [全域動作]。
  5. 按一下 [發行者版面配置]。
  6. 在動作欄中，按一下全域版面配置條目旁邊的 [編輯]。
  7. 將「Dropbox」從「快速動作」區段拖放到「全域發行者」區段。

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