Как отслеживать события рабочей группы Dropbox, не связанные с общим доступом

Некоторые типы администраторов могут отслеживать, как используется общий доступ к определенным данным внутри вашей организации и за ее пределами. В этой статье рассказывается о том, как отслеживать действия, связанные с общим доступом, в консоли администрирования, создавать отчеты о внешнем доступе и управлять содержимым, доступным внешним пользователям.

Подробнее о том, как установить ограничения для ссылок в рабочей группе…

Просмотр действий, связанных с доступом

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите События на боковой панели слева.

На странице Действия отображается краткая информация о последних действиях рабочей группы. Однако на ней отображаются не все действия, выполненные вашей рабочей группой. Чтобы получить полный отчет о действиях за определенный период, нажмите Создать отчет.

Чтобы просмотреть недавние действия, связанные с общим доступом, для определенного участника рабочей группы, нажмите Участники на левой боковой панели и выберите имя участника в списке.

Просмотр и управление внешним общим доступом

Можно посмотреть, какие файлы, папки и общие ссылки доступны пользователям, не входящим в вашу рабочую группу. В том числе:

• Общие элементы: тип, размер и путь.
• Безопасность: уровень доступа, защита паролем или срок действия.
• Общий доступ: кто, когда и кому предоставил общий доступ к содержимому.
• Действия: просмотр или изменение содержимого.

Если рабочая группа имеет менее 5 миллионов внешних общих ресурсов, для их просмотра можно скачать отчет или перейти на вкладку внешнего общего доступа на странице Безопасность в консоли администрирования.

Для их просмотра можно скачать отчет или перейти на вкладку внешнего общего доступа в разделе Безопасность консоли администрирования.

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите на раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox в разделе Продукты.
4. Перейдите на вкладку Безопасность.

Кроме того, можно управлять доступом к этим файлам и папкам на вкладке Внешний общий доступ.

Отчет и вкладка внешнего общего доступа содержат информацию только о файлах и папках, к которым напрямую был предоставлен общий доступ. Например, если к папке был предоставлен общий доступ, она будет включена в эту информацию, но ее содержимое не будет. Будет приведена информация о всех файлах или папках, для которых участники рабочей группы создали общую ссылку.

Как скачать отчет о предоставлении внешнего общего доступа

Отчет о внешнем общем доступе можно создать на вкладке Внешний общий доступ на странице Безопасность. Отчет содержит все данные о внешнем общем доступе для рабочей группы и не может быть отфильтрован.

В консоли администрирования вы можете перейти на выделенную страницу с информацией о внешнем общем доступе, где можно просматривать и фильтровать файлы и папки, доступные внешним пользователям, а также управлять такими файлами и папками. Можно фильтровать по таким параметрам, как имя файла, тип файла, дата общего доступа и имя пользователя, который предоставил общий доступ.

Чтобы создать отчет о внешнем общем доступе, выполните следующие действия.

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите на раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox в разделе Продукты.
4. Перейдите на вкладку Безопасность.
5. Перейдите на вкладку Внешний общий доступ.
6. Нажмите Создать отчет.
7. Установите флажок рядом с типами отчетов, которые необходимо создать.
   • Все общие ссылки и весь контент, которым поделились по электронной почте
   • Уникальные просмотры ссылок без срока действия, созданных более 3 месяцев назад
   • Уникальные просмотры ссылок без пароля
8. Нажмите Сгенерировать.

После создания отчета о внешнем общем доступе вы получите уведомление по электронной почте. Отчеты о внешнем общем доступе хранятся в Dropbox в формате CSV.

Типы данных, включенных в отчет о внешнем общем доступе

Отчет о внешнем общем доступе может содержать следующие данные.

• Тип элемента: тип общего содержимого.
• Имя: имя общего содержимого.
• Кто предоставил: имя пользователя, предоставившего общий доступ к содержимому.
• Дата предоставления: исходная дата предоставления общего доступа к содержимому. Если внешняя общая ссылка останется неизменной и получатель по-прежнему будет иметь разрешения на прямой общий доступ, дополнительный общий доступ, предоставленный позднее, не изменит значение в этом поле.
  • Дата создания используется для ссылок вместо значения в поле Дата предоставления.
  • Время предоставления используется для предоставления прямого общего доступа к ресурсам вместо значения в поле Дата предоставления.
• Кому предоставлен: имя пользователя, получившего доступ к содержимому.
• Доступ: уровень предоставленного доступа (например, «только для редактирования» или «только для просмотра»).
• Домен получателя: домен электронной почты получателя.
• Последнее действие: самое последнее действие, связанное с общим содержимым. Действие регистрируется при изменении самого содержимого и связано с операциями со ссылкой.
  • Примечание. Отображается только самое последнее действие с файлами. 
• Дата действия: дата самого последнего действия, указанного в поле Последнее действие.
• Путь: расположение элемента на общем диске или в общей системе.
• Тип папки: тип папки, если применимо (например, папка участника рабочей группы).
• Количество элементов: количество элементов в общей папке или файле.
• Расширение: расширение файла (например, .doc, .paper, .pdf), к которому предоставлен общий доступ.
• Размер: размер данных элемента, к которому предоставлен общий доступ.
• Метод предоставления: способ предоставления общего доступа к элементу (например, ссылка или прямой общий доступ). 
• Кто получил доступ: адреса электронной почты пользователей, получивших общий доступ к элементу. Относится только к файлам, доступ к которым предоставлен напрямую или с помощью ссылки.
• Срок действия: дата истечения срока действия общей ссылки или разрешений на доступ. Относится только к ссылкам.
• Пароль: указывает, требуется ли пароль для доступа к элементу, к которому предоставлен общий доступ. 
• Скачивание: этот параметр указывает, разрешено ли скачивание для элемента, к которому предоставлен общий доступ. Относится только к ссылкам.

Как управлять содержимым, к которому предоставлен внешний доступ

Чтобы изменить настройки внешнего общего доступа к файлу или папке, на странице Внешний общий доступ выполните следующие действия.

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите на раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox в разделе Продукты.
4. Перейдите на вкладку Безопасность.
5. Перейдите на вкладку Внешний общий доступ.
6. Наведите курсор на файл или папку, для которых необходимо изменить настройки.
7. Нажмите ☑ (дополнительные параметры).
8. Нажмите Управление доступом.

Если файл или папка находятся в папке рабочей группы, появится окно общего доступа. Если файл или папка не находятся в папке рабочей группы, будет предложено войти в качестве участника рабочей группы. После открытия окна общего доступа к файлу или папке вы сможете управлять доступом к ним так же, как и к любому другому общему файлу или папке.