Dataklassifisering i Dropbox

Dataklassifisering hjelper team med å overholde bedrifts- og myndighetsforskrifter ved å tillate administratorer å automatisk spore og rapportere personopplysninger som er lagret i teammapper, teammedlemsmapper og delte mapper. Dette inkluderer kredittkort, pass, bankkonto og personnummer.

Aktiver automatisk dataklassifisering

Administratorer kan aktivere automatisk skanning etter personopplysninger. 

Slik aktiverer du automatisk søk:

1. Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
3. Klikk på Mer i venstre sidestolpe.
4. Klikk på Klassifisering i venstre sidestolpe.
5. Klikk på rullegardinmenyen ved siden av Merking av personlig informasjon og velg Skann bare teaminnhold eller Medlems- og teaminnhold.
6. Fjern merket i boksen ved siden av eventuelle informasjonstyper som ikke er relevante.
7. Klikk på Lagre.

Informasjonstyper som kan oppdages

Automatisk dataklassifisering støttes for tiden i USA, Canada, Australia, Tyskland, Frankrike, Japan, Singapore, Sverige, Danmark, Norge, Finland og Storbritannia.
 

Slik viser du en oppdatert liste over typer personopplysninger som Dropbox kan finne:

1. Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
3. Klikk på Klassifisering i venstre sidestolpe.
4. Bla gjennom etter land under Informasjonstyper.

Motta og vis varsler om ekstern deling

Administratorer mottar et varsel om forhindring av datatap (DLP) per e-post når filer eller mapper som inneholder sensitiv informasjon, blir delt utenfor teamet.

E-postvarselet inneholder følgende opplysninger:

• filnavn og -plassering
• varselets type og alvorlighetsgrad
• dato og klokkeslett innholdet ble delt 
• type(r) informasjon funnet i det delte innholdet
• hvilket teammedlem som delte innholdet
• hvem som har mottatt det delte innholdet

Finn ut hvordan du slår sikkerhetsvarsler på og av.

Administratorer kan sjekke varsler i administratorverktøyet og om nødvendig blokkere tilgangen til det berørte innholdet. 
 

Slik får du tilgang til alle DLP-varsler:

1. Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
3. Klikk på rullegardinmenyen ved siden av Dropbox under Produkter.
4. Klikk på Sikkerhet.
5. Klikk på Sikkerhetsvarsler.

Slik fjerner du tilgang til eksternt delt innhold:

1. Åpne DLP-varselet i e-posten eller administratorverktøyet.
2. Klikk på Administrer tilgang øverst til høyre.
3. Klikk på nedoverpilen ved siden av mottakerens navn og velg Fjern.

Opprett en klassifiseringsrapport

Administratorer kan opprette en klassifiseringsrapport for å se en liste over filer som inneholder personopplysninger. Rapporten inneholder følgende opplysninger:

• filnavn og -type
• Fil-ID
• filplassering
• type informasjon funnet
• status for ekstern deling
• Delingsmetode
• hvem som delte filen
• Delingsmottakere
• datoen filen ble delt

Slik oppretter du en klassifiseringsrapport:

1. Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
3. Klikk på Mer i venstre sidestolpe.
4. Klikk på Klassifisering i venstre sidestolpe.
5. Klikk på Opprett rapport ved siden av Opprett en rapport med merkede filer.

Det blir opprettet en csv-fil. Du blir varslet per e-post når rapporten er klar til å vises eller lastes ned fra mappen «Dropbox Business-rapporter» i administratorkontoen din.

Skanningens nøyaktighet

Dataklassifisering-funksjonen bruker sannsynlighetsberegninger til å forutsi om det foreligger personopplysninger. Disse forutsigelsene kan være subjektive og er ikke nødvendigvis 100 % nøyaktige.

Teammedlemmers filer

Hvis du er medlem av et Dropbox-team der en administratoren har aktivert dataklassifisering, skanner Dropbox filene til teamet ditt for personopplysninger. Denne prosessen går ut på å tildele filene visse attributter for å hjelpe administratoren med å håndtere sensitive data i teamets konto på en bedre måte. Hvis teamet blir oppløst og du fortsetter å bruke Dropbox, kan filer som tidligere var en del av teamets konto, beholde attributter tildelt under prosessen for dataklassifisering.